高级文秘岗位培训手册(王宏廖天)_第23章附录（1 / 2）_高级文秘岗位培训手册最新章节免费阅读无弹窗

总自检

一、单项选择题

1·秘书专业知识的核心是（）。

A·秘书写作知识B·秘书学知识

C·文书档案知识D·人际关系知识

2·是秘书人员的专业特长，也是一项基本的能力，它是哪一项能力（）。

A·沟通能力B·办事能力

C·写作能力D·应变能力

3·会场的大小要根据会议的（）而定。

A·性质B·时期C·规模D·作用

4·以下哪一个是纸质文档的保存方法：（）。

A·磁盘备份封存B·光盘备份

C·备份存入服务器D·文件袋封装

5·关于接听电话说法错误的是（）。

A·振铃一响就应赶紧接听

B·预计离开办公室超过30分钟时需要将电话转移

C·拨打电话前要预先检查要拨打的号码和对方姓名是否正确

D·电话接听应本着“礼貌应答”准确传递信息的原则

6·文档按载体分类为（）。

A·技术文档、业务文档和行政文档

B·电子文档和纸面文档

C·培训资料、技术资料、流程规范

D·预研立案、总体方案、概要设计

二、多项选择题

1·日常工作中，在制订工作计划时，应注意哪些事项（）。

A·分清轻重缓急B·事前沟通协调

C·合理安排约见D·排出日程表

2·与上司争论过程中应遵循的原则有（）。

A·看准时机B·设身处地

C·心平气和D·提出方案

3·会议通知的内容项目包括（）。

A·会议日程B·会议名称

C·会议议题D·会议方式

4·接待参观、考察等较大规模来访时，秘书人员的工作任务是（）。

A·安排好来宾的有关工作事宜B·安排好生活接待工作

C·安排好业余活动D·安排好值班工作

5·以下事项秘书若对之加以控制，可以为企业节约成本（）。

A·定期检查和回收有利用价值的物品，并重新分配使用

B·监督办公设备的合理使用

C·打印草案或通知之类非正式文件尽量使用回收的纸张

D·熟练掌握多种办公软件，利用网络办公

6·以下哪些是文件拆封的要求（）。

A·拆封文件应保持原封的完好B·应清点清楚，效果整齐

C·转出的文件要及时D·绝密件必须负责到底

E·公文手续不齐应拒收

7·关于信息管理说法正确的是（）。

A·纸件信息要分类保存

B·要重视电话信息记录和传递

C·收到邮件信息要认真阅读，切忌把邮件信息不假思索地转发给部门人员

D·重要信息要进行备份

E·应定期检查信息的有效性和完整性，保持信息的“最新”

8·你接到的是一个国外客户打来的电话，但你不知道他是谁，你该如何问？以下几种中请选择合适的方式（）

A·May I ask whos calling？B·Whats your name？

C·Coule I have your name，please？D·Who are you？

E·Whos speaking，please？

三、简答题

1·制订目标时应遵循SMART原则，SMART指的是什么？

2·文秘人员应从哪些方面加强意志修养？

3·文秘人员应怎样使用和保管介绍信？

4·会议规则有哪些内容？

四、案例分析

1·秘书小张的好朋友王莉，说最近准备出去一趟，因没有介绍信，王莉想向小张讨要一张。小张听说后，二话不说，就顺手撕了一张统一印制的介绍信，盖章后就给了王莉。小张这样的做法对吗，为什么？

2·某公司总经理在公司的销售会上批评了销售部吴经理，吴经理想不通。办公室秘书小郑了解到总经理批评不够客观，作为总经理秘书，小郑应怎样去跟吴经理沟通协调？

3·A集团公司召开重要的人事变动会，假若你作为总经理秘书负责此次会议的筹备工作，应该如何做好会议保密工作？

参考答案：

一、单选题

1·B2·C3·C4· D5·A6·B

二、多选题

1·ABD2ABCD3·BC4·ABC5·ABCD6·ABCDE7·ABCE8·ACE

三、简答题

1·SMART原则包括具体的、可衡量的、可达成的、具相关性的、按时间划分这五个要素。如下所示：

S——Specific，具体的；

M——Measurable，可衡量的；

A——Attainable，可达成的；

R——Relevant，具相关性的；

T——Time-based，按时间划分的。

只有具备SMART化的计划才具有良好的可实施性，也才能指导和保证计划可实现。

2·文秘人员应从培养自觉性，培养果断性，培养坚韧性和培养自控性这四个方面加强意志修养。

3·介绍信的管理者就是印章的管理者，因为介绍信、印章是常放在一起的。开具介绍信有一定的审批手续，要填写清楚，且与存根一致，加盖骑缝章，并有时限要求。

4·会议规划的内容有：(1)会议规则本身必须合“法”；(2)会议性质不同，相应会议的规则、规范与程序要有所区别；(3)使会议议程文字化、文件化；(4)要规定根据实际情况对规则招待的限制，同时要规定出新的暂时实行的规则的产生办法；(5)繁简要得当。

四、案例分析

1·开具介绍信有一定的审批手续，不可盖人情章。小张这样的做法是错误的，因为她都没看有无审批手续就盖了人情章。

2·(1)该冲突属于纵向上下关系的失调；(2)应维护领导成员的威信，减轻吴经理对领导的不满情绪；(3)利用适当的时机，向领导阐明事实真相，并对消除双方的误会提出建议；(4)坚持“服从于工作”的立场，既不能为取悦某一方而丧失原则，又要注意巧妙地运用协调艺术。

3·作为秘书，应做好以下的保密工作：(1)会前要布置保密工作，做好与会人员入场时的身份验证工作；(2)在会议内容未正式公开前，秘书人员不得泄露；(3)对会议上公司领导的重要讲话不得随意扩散；(4)会后秘书人员应检查会场和与会者的驻地，以免遗失文件；(5)清退会上发放的文件。

题号分值得分

总分

得分

常用工具表单

表1时间管理自我状况调查表

日期：

行为自检自检情况

今天最具工作效率的是哪一段时间·为什么在这段时间最有工作效率？

今天最不具工作效率的是哪一段时间？为什么在这段时间无工作效率？

今天工作过程中最大的干扰是什么？

今天做了哪些不必要做的事？

今天做了哪些不需要亲自动于的事？这些事可以授权给谁去做？

今天花费了多少时间做重要的事和不重要的事？

从明天开始，应该从哪些方面着重改进时间的使用状况？

表2排序前思考表

某项工作的具体描述

待思考的问题答复

是否能帮助我达到人生某些重要目标？□是目标：□否

是否有确切的期限？□是期限：□否

是否是某个我无法忽视的人交办的，比如上司的命令？□是□否

是否与我的工作或事业有关？□是□否

做，是否可以使我更上一层楼？不做，是否会妨碍我的前程？□是□否

表3每日行动计划表

项目编号

事件描述

结束时间

重要性